Você já ouviu falar na digitalização de dados? Sabemos que deve ser constante a busca das empresas por mais eficiência em seus processos, de forma a atender à necessidade de seus clientes, e essa é uma boa maneira de realizar esse feito.
Em meio a uma reestruturação global da indústria, a digitalização de dados auxilia o empresário a garantir a sua sobrevivência num mercado cada dia mais competitivo, uma vez que ela gera benefícios em longo prazo para a gestão e competitividade do negócio.
Se você tem interesse pelo tema e deseja conhecer mais sobre o funcionamento da digitalização de dados, continue a leitura deste artigo.
O que é e como funciona a digitalização de dados?
A digitalização de dados consiste em transformar arquivos físicos em digitais. No caso de um papel, por exemplo, se trata de transformá-lo em uma imagem (documento eletrônico), geralmente no formato PDF.
Esse procedimento pode ser realizado com softwares, sendo que após a digitalização eles devem ser classificados de acordo com o tema ou setor a que pertencem para que seja possível encontrá-los com facilidade sempre que for necessário.
Ao realizar a digitalização dos dados é importante se atentar para o formato de digitalização e a compatibilidade dos seus arquivos com softwares utilizados na sua empresa. Principalmente se sua empresa atua com softwares para desenvolvimento de produtos ou gestão e gerenciamento do ciclo de vida do produto.
Estes softwares são de suma importância no processo de digitalização da empresa como um todo. Utilizando um software PLM, por exemplo, os gestores acompanham todas as fases do ciclo de vida do produto em tempo real e conseguem prever o impacto que alterações do projeto podem ter em cada estágio.
A digitalização empresarial se revela como uma das principais formas de manter a competitividade de uma companhia, pois possibilita a integração do negócio às tecnologias disponíveis dando mais agilidade à tomada de decisão e reduzindo os custos operacionais.
Em outras palavras, é realizado um processo transformador pelo qual as organizações conseguem reduzir seus custos e aumentar sua produtividade, a partir de investimentos em sistemas eletrônicos ou automatizados.
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Como adotar a digitalização de dados em um negócio?
Agora que você já conhece a digitalização empresarial, vamos apresentar, a seguir, algumas práticas para que seja possível adotá-la em seu negócio.
Planeje o processo
Inicialmente, o primeiro passo deve ser planejar o processo de digitalização empresarial. Nesse momento, é importante ter atenção e fazer análises sobre quais são as melhores maneiras de começar a digitalizar sua empresa.
Conheça os modelos de digitalização
Hoje em dia, existem diferentes modelos de digitalização e conhecê-los é importante para identificar o que melhor se encaixa nas necessidades de sua empresa. São alguns dos modelos mais utilizados:
- faturas eletrônicas (notas fiscais): possibilita a emissão de faturas digitais que apresentam a mesma validade legal que as tradicionais em papel;
- Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI): permite que as companhias compartilhem documentos de forma automática, com a máxima garantia de segurança e em tempo real.
Modernize a cultura da empresa
É indispensável a conscientização dos colaboradores, de forma a adotar a nova cultura digital em suas rotinas. Nesse caso, é possível realizar um treinamento para apresentar as vantagens da digitalização e para ensiná-los a utilizar as novas ferramentas.
Defina uma política de acesso
Em conjunto com o departamento de TI, é possível definir uma política de acesso aos dados digitalizados. Especialmente com a nova LGPD, existe a necessidade de um controle de dados rigoroso dentro da sua empresa. Há casos em que a segurança das informações é questão fundamental, uma vez que pode gerar prejuízos se violada. Além disso, documentos seguros são essenciais para qualquer empresa. Quando falamos sobre dados, um assunto muito discutido atualmente é sobre aprópria LGPD em si. Neste artigo você pode saber mais sobre o tema.
Como vimos, a digitalização empresarial é importante para que a empresa se mantenha competitiva no mercado, sendo fundamental revisar e realizar modificações no processo de trabalho sempre que for preciso para acompanhar as tendências.
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