Independentemente do porte, um dos transtornos mais indesejáveis na rotina de um negócio é o retrabalho. Isso quer dizer: usar o tempo que poderia ser melhor aproveitado refazendo algo que foi feito com erros ou mal feito. Em qualquer circunstância, o retrabalho significa, além da perda de tempo, desperdício de recursos e, possivelmente, atraso nas entregas, prejudicando o negócio em diferentes aspectos.
Embora esse problema seja extremamente comum, evitar o retrabalho é de fundamental importância para melhorar a eficiência da produção. Portanto, neste conteúdo buscamos esclarecer algumas questões importantes para tratar desse problema.
Continue a leitura e entenda quais são as causas mais comuns para o retrabalho em empresas e as principais formas de evitá-lo.
Causas mais comuns para o retrabalho em empresas
Diversas situações podem causar o retrabalho em empresas. Logo, primeiramente, é preciso ressaltar que a forma correta de identificar as causas é realizando um mapeamento das atividades-chave da rotina de trabalho e encontrar onde estão os gargalos mais críticos. No entanto, existem fatores que, normalmente, são os principais responsáveis pelo retrabalho.
Um desses fatores é a falta de planejamento e delegação das atividades. Principalmente nas pequenas e médias empresas, chefes ou gerentes costumam monopolizar algumas atividades que poderiam ser delegadas a funcionários menos sobrecarregados. A falta de treinamento e confiança trava a continuidade do trabalho, à espera do momento em que o gerente poderá tratar da questão.
Consequentemente, o outro fator mais comum que gera retrabalho é a falta de comunicação entre as equipes. Muitas vezes, uma informação que não é repassada adequadamente, ou demora a chegar no outro setor, faz com que uma atividade precise ser corrigida ou totalmente refeita.
Principais formas de evitar o retrabalho
Tendo em vista esses dois fatores como principais causas do retrabalho, apresentamos cinco formas de evitar esse problema na sua empresa.
Tenha um bom planejamento
Elaborar um planejamento claro e cuidadoso sobre como deve ser o fluxo das atividades-chave da empresa é o primeiro passo para evitar o retrabalho. No entanto, não basta ter um planejamento impecável sem o alinhamento da equipe sobre as atividades. Por isso, é sempre importante promover reuniões e trabalhar a comunicação constantemente, o que nos leva ao segundo passo.
Alinhe a comunicação
Além de um bom planejamento, é fundamental que a comunicação entre os setores da empresa seja fluida e efetiva. Do contrário, como mencionamos no tópico anterior, as informações podem chegar incompletas ou tarde demais, quando o trabalho do outro setor já está em andamento. É preciso encontrar formas de fazer com que a transmissão de informações seja mais ágil.
Automatize os processos
Hoje, a automação é uma evolução essencial para qualquer empresa. O uso de ferramentas que reduzem o trabalho manual e ajudam a integrar as informações de diferentes setores é a forma mais eficiente de reduzir os erros e evitar o retrabalho. Softwares de gestão estão à disposição para empresas de diferentes portes e podem ser a solução para a automatização das mais variadas atividades.
Defina os responsáveis
Hierarquia não precisa ser sinônimo de verticalização nem de monopolização das atividades. Em muitas situações, o retrabalho acontece pela falta de definição sobre quem é responsável por uma tarefa, que acaba dividida entre várias pessoas que vão executá-la de formas diferentes, gerando o retrabalho.
Capacite a equipe
É fundamental capacitar a equipe para assimilação dos passos citados e para o uso de novas ferramentas tecnológicas. Assim, toda a mudança proposta será realizada de forma adequada, evitando a resistência e falta de capacitação para lidar com as novidades.
Para finalizar, chamamos a atenção para uma questão importante na evolução das empresas. As ferramentas tecnológicas vêm revolucionando a rotina de produção e não podem ser encaradas como um luxo dispensável.
Nos próximos anos, podemos esperar que as novidades da Indústria 4.0 cheguem com força total, impulsionando os negócios que investirem com seriedade nas ferramentas disponíveis no mercado. Essas ferramentas, cada uma a seu modo, ajudam a evitar o retrabalho e podem oferecer soluções para problemas antes mesmo que eles afetem os negócios.
Então, se seu desejo é se destacar no mercado nos próximos anos, convidamos você e sua empresa a conhecer a consultoria industrial e descobrir como fazer parte da resposta brasileira à quarta revolução industrial.
